Íslenskt CRM: þegar kerfið þarf að skilja hvernig þú vinnur

Þegar fyrirtæki leita að CRM kerfi byrja flest á að bera saman eiginleika: sölupípu, tengiliðaskrá, skýrslur. Það er eðlilegt, en sá samanburður segir lítið um hvernig kerfið virkar í raun hjá íslensku fyrirtæki. Þar reynir á annað: hvort kerfið skilji nöfnin, hvort kennitalan eigi sinn stað, hvort tilboðið reikni virðisaukaskatt rétt og hvort einhver svari þegar eitthvað fer úrskeiðis.

Ef þú ert enn að átta þig á hvað CRM kerfi gerir yfirleitt er gott að byrja á leiðarvísinum um CRM kerfi. Hér er gert ráð fyrir að þú vitir hvað þú þarft og viljir vita hvað skiptir máli sérstaklega hér á landi.

Af hverju skiptir íslenskt samhengi máli?

CRM kerfi er ekki notað einu sinni á ári. Sölufólk, þjónustufulltrúar og stjórnendur opna það oft á dag. Hver smá núningur, eins og enskt hugtak sem enginn skilur eða reitur sem passar ekki við íslenskan veruleika, safnast upp. Afleiðingin er sú sama hjá flestum: fólk hættir að skrá og upplýsingarnar fara aftur í pósthólf og töflureikna.

Tungumálið í viðmótinu

Íslenskt viðmót snýst um meira en þýðingu á valmyndum. Hugtökin þurfa að vera þau sem fólk notar í daglegu tali, og það skiptir máli hvort kerfið var hannað á íslensku eða þýtt eftir á. Í þýddum kerfum rekst fólk oft á blöndu af íslensku og ensku, eða á orð sem eru tæknilega rétt en enginn myndi nota.

Gervigreind sem skilur íslensku

Gervigreind er orðin hluti af mörgum CRM kerfum: hún dregur saman samskipti, svarar spurningum um gögnin og leggur til næstu skref. Á Íslandi reynir það sérstaklega á tungumálið. Nöfn beygjast, þannig að Jón, Jóni og Jóns er sami maðurinn, og tölvupóstar, fundarnótur og athugasemdir eru skrifaðar á íslensku. Ef gervigreindin skilur það illa verða samantektirnar ónákvæmar. Starfsfólk sem þarf að þýða spurninguna sína yfir á ensku til að fá gott svar hættir fljótt að spyrja.

Kennitölur, Fyrirtækjaskrá og íslenskir viðskiptahættir

Í íslenskum viðskiptum er kennitalan lykillinn að bæði fyrirtækjum og einstaklingum. Hún tengir saman CRM, bókhald og reikningagerð. Kerfi sem gerir ráð fyrir henni frá upphafi, og getur sótt upplýsingar á borð við heimilisfang og félagaform úr Fyrirtækjaskrá, sparar innslátt og dregur úr líkum á tvíteknum fyrirtækjum.

Sama gildir um íslenskar krónur og virðisaukaskatt í tilboðum, og um rafræna undirritun með rafrænum skilríkjum, sem er orðin algeng leið til að ganga frá samningum hér á landi.

Tenging við bókhaldið

Mörg íslensk fyrirtæki nota DK eða Business Central fyrir bókhald og reikninga. Ef CRM kerfið talar ekki við bókhaldið þarf einhver að skrá viðskiptavini, áskriftir og samþykkt tilboð tvisvar. Það kostar tíma og býr til villur. Spurðu alltaf hvort tengingin sé tilbúin í dag eða á teikniborðinu, og hver viðheldur henni.

Persónuvernd og GDPR

Á Íslandi gilda lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, sem byggja á GDPR, og Persónuvernd hefur eftirlit með framkvæmd þeirra. Fyrirtækið sem safnar upplýsingunum ber ábyrgðina, en CRM kerfið þarf að gera því kleift að standa undir henni. Þú þarft að geta stýrt aðgangi, fundið allt sem skráð er um tiltekinn einstakling og eytt því þegar óskað er eftir því og lög leyfa. Spurðu líka hvar gögnin eru hýst og hvaða undirvinnsluaðilar koma að vinnslunni, til dæmis þeir sem reka gervigreindina.

Aðstoð á íslensku

Kerfi er aðeins jafn gott og innleiðingin. Það skiptir máli að geta talað við fólk sem skilur reksturinn þinn, á þínu tungumáli og á sama tímabelti, bæði við uppsetningu og þegar spurningar vakna seinna.

Hvaða CRM kerfi eru í boði á Íslandi?

Í grófum dráttum standa íslensk fyrirtæki frammi fyrir tveimur leiðum. Hvorug er rétt fyrir alla.

Erlend kerfi, oft innleidd af íslenskum samstarfsaðilum

Stór alþjóðleg kerfi eins og Microsoft Dynamics 365, Salesforce, HubSpot, Odoo og Zoho eru notuð af íslenskum fyrirtækjum. Sum þeirra eru seld og innleidd í gegnum íslensk ráðgjafar- og hugbúnaðarfyrirtæki sem sjá um uppsetningu, aðlögun og tengingar.

Kostirnir eru augljósir: þroskuð kerfi, mikið úrval viðbóta og stórt samfélag notenda. Á móti kemur að íslensk aðlögun er yfirleitt verkefni sem bætist ofan á. Kannaðu hvort viðmótið sé til á íslensku og hversu góð þýðingin er, hvort tengingar við íslensk kerfi séu staðlaðar eða sérsmíðaðar fyrir þig og hvernig leyfisverð og innleiðingarkostnaður leggjast saman. Ef þú ert að skoða ákveðið kerfi finnurðu nánari samanburð á síðunum um HubSpot, Salesforce og Pipedrive.

Kerfi smíðuð á Íslandi

Hin leiðin er kerfi sem er þróað hér á landi. Þar er íslenskan og íslenskt samhengi hluti af grunnhönnuninni en ekki viðbót. Það sem þú þarft að kanna hér er annað: hversu víðtækt kerfið er, hvaða tengingar eru tilbúnar og hversu traust fyrirtækið að baki því er.

Margir byrja raunar á hvorugu og nota töflureikni. Það getur dugað um tíma, og á síðunni um CRM eða Excel er farið yfir hvenær það hættir að virka.

Gátlisti: svona metur þú CRM kerfi fyrir íslenskan rekstur

Taktu listann með á kynningar og spurðu beint. Svör eins og „það er hægt að setja það upp“ eru ekki það sama og „það er tilbúið“.

Hvað á að kanna	Spurning sem þú getur spurt
Tungumál	Er allt viðmótið á íslensku, eða bara hluti þess?
Gervigreind	Get ég spurt á íslensku og fengið rétt svar um mín gögn?
Kennitölur	Er kennitala sérstakur reitur sem tengist bókhaldinu?
Fyrirtækjaskrá	Er hægt að sækja upplýsingar um fyrirtæki sjálfkrafa?
Bókhald	Er tenging við DK eða Business Central tilbúin, og hver viðheldur henni?
Tilboð	Eru krónur og virðisaukaskattur reiknuð rétt í tilboðum?
Undirritun	Er hægt að undirrita tilboð og samninga með rafrænum skilríkjum?
Persónuvernd	Hvar eru gögnin hýst og hvernig er brugðist við beiðnum um aðgang og eyðingu?
Aðstoð	Hver svarar þegar eitthvað kemur upp, og á hvaða tungumáli?
Kostnaður	Hvað kostar heildin: leyfi, innleiðing, tengingar og viðhald?
Prófun	Get ég prófað kerfið með eigin gögnum áður en ég skuldbind mig?

Ekkert kerfi fær fullt hús á öllum liðum. Raðaðu þeim eftir því sem skiptir þinn rekstur mestu máli og láttu það ráða.

Hvar Grunnur passar inn

Grunnur er íslenskt viðskiptavina- og rekstrarvinnusvæði sem Norda ehf. þróar og innleiðir í Reykjavík. Hann var byggður út frá þeirri hugmynd að íslenskt tungumál, íslensk gögn og íslenskir vinnuferlar eigi ekki að vera viðbót sem kemur síðar. Nánar um það á síðunni um Grunn.

Eitt vinnusvæði í stað margra kerfa

Í Grunni eru fyrirtæki, tengiliðir, sölupípa, tilboð, áskriftir, þjónustuborð, verkefni og skýrslur á sama stað. Við það bætast Spjallmenni fyrir vefinn og Mínar síður, þjónustuvefur fyrir viðskiptavini. Þú þarft ekki að taka allt í notkun strax. Hægt er að byrja á þeim einingum sem leysa stærsta vandann og bæta við síðar.

Gervigreind á íslensku

Þú getur spurt Grunn á íslensku um viðskiptavini, sölu, verkefni og þjónustumál og fengið svar byggt á gögnunum í vinnusvæðinu, til dæmis samantekt fyrir fund eða yfirlit yfir hvað er opið hjá viðskiptavini. Grunnur fangar líka tölvupósta, fundi og upplýsingar um fólk og fyrirtæki, svo minna þarf að skrá handvirkt.

Tengingar: hvað er tilbúið og hvað er á leiðinni

Það er rétt að vera skýr um stöðuna. Vefspjall, vefform og forritaskil (API) eru tilbúin. Pósthólf í Gmail eru í prófun. Tengingar við DK, Business Central, Fyrirtækjaskrá, Microsoft 365 og rafræna undirritun með rafrænum skilríkjum eru væntanlegar. Nýjustu stöðuna sérðu alltaf á tengingasíðunni.

Innleiðing og verð

Norda sér um uppsetningu, innflutning gagna, þjálfun og aðstoð við tengingar, eftir því sem hvert fyrirtæki þarf. Verð er ekki birt opinberlega heldur sett saman eftir samtal um hvernig þú vinnur í dag. Á verðsíðunni sérðu hvernig pakkarnir eru byggðir upp og getur óskað eftir tilboði.

Næstu skref

Besta leiðin til að meta íslenskt CRM er að prófa það með þínum eigin verkefnum. Notaðu gátlistann hér að ofan á hvert kerfi sem þú skoðar, líka Grunn. Ef þú vilt sjá hvernig Grunnur myndi virka fyrir þitt teymi geturðu bókað kynningu eða prófað frítt í 30 daga.