CRM eða Excel: hvenær er töflureiknirinn orðinn of lítill?

Flest fyrirtæki byrja á töflureikni. Einhver býr til skjal með nöfnum, netföngum, símanúmerum og kannski dálki fyrir stöðu. Það er fljótlegt, kostar ekkert aukalega og allir kunna á það. Fyrir lítið teymi með fáa viðskiptavini er það oft alveg nóg.

Spurningin er því ekki hvort Excel sé slæmt verkfæri. Það er það ekki. Spurningin er hvenær það hættir að passa við það sem þú ert að reyna að gera. Ef þú vilt fyrst átta þig á hvað CRM kerfi gerir almennt er gott að lesa leiðarvísinn um CRM kerfi.

Hvenær dugar Excel eða Google Sheets?

Töflureiknir er fullgóður til að halda utan um viðskiptavini þegar:

• einn eða tveir vinna í skjalinu og vita hvað hinn er að gera
• viðskiptavinirnir eru fáir og samskiptin við þá einföld
• þú þarft fyrst og fremst lista, ekki sögu
• eftirfylgni fer fram í dagbókinni eða í höfðinu á einum manni, og það gengur
• engin þörf er á að tengja listann við tölvupóst, vef eða bókhald

Ef þetta lýsir stöðunni hjá þér er engin ástæða til að flækja málin. Haltu áfram í töflureikninum og komdu aftur þegar eitthvað af því sem talið er upp hér fyrir neðan fer að gerast.

Hvar töflureiknirinn fer að bresta

Vandinn kemur sjaldnast allur í einu. Hann læðist inn eftir því sem fleiri bætast við og verkefnin verða fleiri.

Margir vinna í sama skjalinu

Þegar þrír eða fjórir uppfæra sama listann fer einhver að skrifa yfir breytingar annarra, eða vista eigið afrit til öryggis. Fljótlega eru til tvær eða þrjár útgáfur af viðskiptamannaskránni og enginn veit hver þeirra er rétt.

Sagan týnist

Töflureiknir geymir stöðuna eins og hún er núna, ekki hvernig hún varð til. Einn reitur með „talaði við hann í síðustu viku“ segir lítið eftir nokkra mánuði. Hver sagði hvað, hvenær var síðasta tilboð sent og hvað var lofað? Svörin eru í pósthólfi einhvers, ef þau eru einhvers staðar.

Tölvupóstarnir eru annars staðar

Mikilvægustu samskiptin við viðskiptavini fara fram í tölvupósti. Í töflureikni þarf einhver að afrita þau inn handvirkt, og það gerir enginn til lengdar. Þegar starfsmaður fer í frí eða hættir fer þekkingin með honum.

Enginn minnir á eftirfylgni

Töflureiknir minnir þig ekki á að hringja aftur á fimmtudaginn eða að tilboð hafi beðið svars í tvær vikur. Tækifæri gleymast ekki af því fólk er kærulaust heldur af því ekkert kerfi heldur utan um næsta skref.

Allir sjá allt, eða enginn sér neitt

Í töflureikni er erfitt að stýra hver sér hvað. Annaðhvort hafa allir aðgang að öllu, líka viðkvæmum upplýsingum, eða skjalinu er skipt upp og þá sér enginn heildarmyndina.

Persónuvernd og beiðnir einstaklinga

Viðskiptamannaskrá með nöfnum, netföngum og símanúmerum fellur undir persónuverndarlög. Einstaklingur getur óskað eftir að fá að vita hvaða upplýsingar þú geymir um hann, eða að þeim sé eytt. Ef listinn er til í mörgum afritum, í viðhengjum og á fartölvum starfsmanna verður erfitt að svara slíkri beiðni af öryggi. Í CRM kerfi er ein skrá yfir viðkomandi og skýrt hver hefur aðgang að henni.

CRM eða Excel: samanburður

	Excel eða Google Sheets	CRM kerfi
Að byrja	Strax, allir kunna á það	Þarf uppsetningu og smá aðlögun
Kostnaður	Oft innifalinn í skrifstofuhugbúnaði	Áskrift og eftir atvikum innleiðing
Margir notendur	Hætta á yfirskrift og mörgum útgáfum	Allir vinna í sömu gögnum
Samskiptasaga	Handskráð, ef hún er skráð	Tölvupóstar og samskipti tengjast viðskiptavininum
Eftirfylgni	Þarf að muna sjálfur	Verkefni, áminningar og næstu skref
Aðgangsstýring	Gróf, oft allt eða ekkert	Hægt að stýra eftir hlutverkum
Tvíteknar færslur	Algengar og erfitt að finna	Kerfið getur hjálpað að koma í veg fyrir þær
Persónuvernd	Erfitt að vita hvar öll afrit eru	Ein skrá og skýr aðgangur
Skýrslur	Handvirkar, þarf að uppfæra	Uppfærast eftir því sem unnið er
Sveigjanleiki	Mjög mikill, hvað sem er hægt	Innan þess ramma sem kerfið býður

Töflureiknirinn vinnur á sveigjanleika og á því hversu fljótlegt er að byrja. CRM kerfið vinnur um leið og fleiri en örfáir þurfa að vinna saman um sömu viðskiptavini.

Svona færirðu þig úr töflureikni yfir í CRM

Flutningurinn sjálfur er yfirleitt minna mál en fólk heldur. Það sem tekur tíma er undirbúningurinn, og hann borgar sig.

1. Safnaðu öllum listunum saman

Finndu allar útgáfur af viðskiptamannaskránni: aðalskjalið, afrit einstakra starfsmanna, lista úr bókhaldinu og tengiliði úr pósthólfum. Ákveddu hver þeirra gildir þegar upplýsingum ber ekki saman.

2. Hreinsaðu gögnin

Þetta er mikilvægasta skrefið. Samræmdu ritháttinn á nöfnum fyrirtækja, settu símanúmer og netföng á sama form og eyddu línum sem enginn hefur notað lengi. Gömul og röng gögn verða ekki betri við að fara inn í nýtt kerfi.

3. Finndu tvíteknar færslur

Sama fyrirtækið er oft skráð á fleiri en einn hátt, til dæmis með og án „ehf.“. Kennitala er besti lykillinn til að finna tvítekningar í íslenskum fyrirtækjalistum. Ef hún er ekki til staðar má raða eftir nafni og léni netfanga.

4. Skiptu í fyrirtæki og tengiliði

Í töflureikni er oft ein lína fyrir hvern tengilið og nafn fyrirtækisins endurtekið. Í CRM er fyrirtækið ein færsla og tengiliðirnir tengdir við hana. Skiptu listanum upp í tvo hluta áður en þú flytur inn.

5. Paraðu dálka við reiti

Ákveddu hvaða dálkur í skjalinu fer í hvaða reit í kerfinu. Dálkar sem passa hvergi eru oft merki um upplýsingar sem enginn þarf, eða um reit sem þarf að bæta við.

6. Prófaðu með litlu úrtaki

Flyttu inn nokkra tugi lína fyrst og athugaðu hvort allt lendi á réttum stað. Lagaðu það sem fór úrskeiðis og flyttu svo restina inn.

7. Hættu að nota gamla skjalið

Þetta gleymist oftast. Ef gamli listinn lifir áfram við hliðina á nýja kerfinu ertu kominn með tvær útgáfur aftur. Settu skjalið í geymslu og láttu alla vita að kerfið sé nú staðurinn.

Hvar Grunnur passar inn

Grunnur er íslenskt CRM og rekstrarvinnusvæði frá Norda. Þar eru fyrirtæki, tengiliðir, sölupípa, tilboð, áskriftir, þjónustusamskipti, verkefni og skýrslur á einum stað. Hver viðskiptavinur á sitt spjald með allri sögunni, svo sá sem tekur við máli sér hvað hefur gerst og hvað þarf að gerast næst.

Grunnur fangar tölvupósta, fundi og upplýsingar um fólk og fyrirtæki sjálfvirkt, svo minna þarf að skrá handvirkt, sem er einmitt það sem lætur töflureikninn falla úr notkun. Leit og auðgun upplýsinga hjálpa til við að draga úr tvíteknum fyrirtækjum. Þú getur spurt Grunn á íslensku hvað sé opið hjá viðskiptavini eða fengið samantekt fyrir fund. Það skiptir líka máli að kerfið sé hannað fyrir íslenskar aðstæður, og um það er fjallað á síðunni um íslenskt CRM.

Þú þarft ekki að taka allt í notkun í einu. Margir byrja á viðskiptavinaskránni og sölupípunni og bæta þjónustuborði eða öðrum einingum við seinna. Norda getur séð um innflutning gagna sem hluta af innleiðingunni, ásamt uppsetningu og þjálfun. Verð er sett saman eftir samtal, og á verðsíðunni sérðu hvernig pakkarnir eru byggðir upp. Upplýsingar um hvaða tengingar eru tilbúnar finnurðu á tengingasíðunni.

Ef viðskiptamannaskráin þín er farin að springa utan af töflureikninum geturðu bókað kynningu eða prófað Grunn frítt í 30 daga með þínum eigin gögnum.