Hvernig á að byggja upp sölupípu sem teymið notar

Hvað er sölupípa?

Sölupípa er yfirlit yfir öll opin sölutækifæri, flokkuð eftir því hvar þau eru stödd í söluferlinu. Hvert tækifæri er eitt spjald með upphæð, eiganda og næsta skrefi. Spjöldin færast frá vinstri til hægri eftir því sem salan þokast áfram, þar til tækifærið er annaðhvort unnið eða tapað.

Það er gagnlegt að greina á milli tveggja hugtaka. Söluferlið er leiðin sem fyrirtækið fylgir frá fyrsta samtali að undirrituðum samningi. Sölupípan er myndin af því hvar öll tækifæri standa í því ferli í dag. Ef ferlið er óskýrt verður pípan það líka, svo byrjaðu á ferlinu.

Góð sölupípa svarar þremur spurningum í einu: Hvað þarf ég að gera í dag? Hvar festast tækifærin okkar? Og hvaða tekjur eru raunhæfar á næstu mánuðum? Ef pípan svarar ekki þessum spurningum er hún bara listi.

Byrjaðu á sölustigunum

Sölustigin eru burðarásinn. Algengustu mistökin eru að nefna þau eftir því sem sölumaðurinn gerir („hringdi“, „sendi póst“) í stað þess sem hefur gerst hjá viðskiptavininum. Stig á að lýsa stöðu kaupandans: hefur hann staðfest þörfina, fengið tilboð, samþykkt kjör?

Annað lykilatriði er að hvert stig hafi inngönguskilyrði: hvað þarf að vera satt til að tækifæri megi færast á þetta stig. Þá hættir pípan að vera tilfinning og verður sameiginlegt tungumál. „Tilboð sent“ þýðir það sama hjá öllum í teyminu.

Dæmi um sölustig hjá íslensku B2B fyrirtæki

Taflan sýnir dæmi um sölustig hjá fyrirtæki sem selur þjónustu eða lausnir til annarra fyrirtækja. Aðlagaðu heitin og skilyrðin að því hvernig þið seljið.

Sölustig	Inngönguskilyrði	Útgönguskilyrði (færist áfram þegar)
Nýtt tækifæri	Fyrirspurn eða ábending um mögulega þörf, tengiliður og fyrirtæki skráð	Fyrsta samtal er bókað
Þarfagreining	Samtal hefur átt sér stað og þörfin er staðfest	Ljóst er hver tekur ákvörðun, hvenær og hvaða fjárhagsrammi er í boði
Lausn kynnt	Kynning eða fundur haldinn með þeim sem taka ákvörðun	Viðskiptavinurinn biður um tilboð
Tilboð sent	Skriflegt tilboð með verði og afhendingu hefur verið sent	Viðskiptavinurinn hefur brugðist við tilboðinu og viðræður eru hafnar
Samningaviðræður	Rætt er um kjör, umfang eða samningstexta	Samningur samþykktur eða undirritaður
Unnið	Samningur undirritaður eða pöntun staðfest	Tækifærið fer til afhendingar
Tapað	Viðskiptavinurinn hafnaði, valdi annan eða hætti við	Ástæða skráð

Taktu eftir að útgönguskilyrði eins stigs er í raun inngönguskilyrði þess næsta. Það er einmitt markmiðið: engin grá svæði á milli stiga.

Hve mörg stig?

Fimm til sjö virk stig duga flestum. Of fá stig fela vandamálin, of mörg gera pípuna þunga í viðhaldi. Ef þið seljið mjög ólíkar vörur, til dæmis stök verkefni og langtímaáskriftir, er oft betra að hafa tvö aðskilin söluborð en eitt borð með stigum sem eiga bara stundum við.

Hvað á hvert tækifæri að innihalda?

Freistingin er að bæta við reitum þar til tækifærið líkist umsóknareyðublaði. Standstu hana. Fáir reitir sem alltaf eru fylltir út eru verðmætari en margir sem eru fylltir út stundum. Lágmarkið er:

• Fyrirtæki og tengiliður, svo saga samskiptanna fylgi tækifærinu.
• Upphæð, jafnvel þótt hún sé gróft mat í upphafi. Uppfærðu hana þegar tilboð er sent.
• Áætluð lokadagsetning, sem segir hvenær tekjurnar gætu skilað sér.
• Eigandi og næsta skref með dagsetningu.
• Uppruni, til dæmis vefform, ábending eða núverandi viðskiptavinur, svo þú vitir síðar hvaðan bestu tækifærin koma.

Ef þið þurfið fleiri reiti, spyrðu hver noti upplýsingarnar og til hvers. Reitur sem enginn les í skýrslu eða á fundi er bara aukavinna fyrir sölufólkið.

Líkur og vegin tekjuspá

Heildarvirði pípunnar segir lítið eitt og sér. Tíu milljónir í „Nýtt tækifæri“ eru ekki sama og tíu milljónir í „Samningaviðræður“. Þess vegna fær hvert sölustig líkur, það er hlutfall tækifæra á því stigi sem venjulega endar sem unnin sala.

Vegin tekjuspá er reiknuð svona: upphæð hvers tækifæris er margfölduð með líkum stigsins og niðurstöðurnar lagðar saman.

Dæmi um útreikning

Eftirfarandi tölur eru tilbúið dæmi til að sýna aðferðina, ekki viðmið.

Sölustig	Líkur	Upphæð tækifæra	Vegið virði
Nýtt tækifæri	10%	6.000.000 kr.	600.000 kr.
Þarfagreining	25%	4.000.000 kr.	1.000.000 kr.
Tilboð sent	50%	5.000.000 kr.	2.500.000 kr.
Samningaviðræður	75%	3.000.000 kr.	2.250.000 kr.
Samtals		18.000.000 kr.	6.350.000 kr.

Í þessu dæmi er heildarvirði pípunnar 18 milljónir króna en vegin spá rúmar 6 milljónir. Seinni talan er raunhæfari grunnur fyrir áætlanir um mönnun, innkaup og sjóðstreymi.

Hvaðan koma líkurnar?

Í upphafi eru líkurnar ágiskun, og það er í lagi. Eftir nokkra mánuði áttu söguleg gögn: hve stórt hlutfall tækifæra sem náðu „Tilboð sent“ var á endanum unnið? Uppfærðu líkurnar út frá því. Hafðu líka í huga að vegin spá virkar best fyrir pípuna í heild. Eitt tækifæri er aldrei 50% unnið, það er annaðhvort unnið eða ekki.

Haltu pípunni hreinni

Sölupípa sem enginn treystir er verri en engin pípa, því fólk tekur ákvarðanir út frá henni. Óhreinindin safnast hægt upp: gömul tækifæri sem enginn þorir að loka, upphæðir sem voru ágiskun í upphafi og hafa aldrei verið uppfærðar, tækifæri sem bíða eftir „að hann hafi samband“.

Merki um að tækifæri sé fast

• Ekkert næsta skref. Enginn fundur bókaður, ekkert verkefni skráð.
• Of langur tími á sama stigi. Tækifærið hefur staðið kyrrt mun lengur en tækifæri á því stigi gera venjulega.
• Engin samskipti nýlega. Síðasti tölvupóstur eða fundur er orðinn gamall.
• Lokadagsetningin hefur verið færð oft. Hún færist mánuð aftur í hvert skipti sem einhver spyr.
• Aðeins einn tengiliður. Enginn sem tekur ákvörðun hefur komið að málinu.

Tvær reglur sem breyta mestu

1. Hvert opið tækifæri hefur eiganda. Einn einstakling, ekki teymi. Eigandinn ber ábyrgð á að tækifærið sé rétt skráð og að það þokist áfram.
2. Hvert opið tækifæri hefur næsta skref með dagsetningu. „Fylgja eftir“ er ekki næsta skref. „Hringja í fjármálastjórann á fimmtudag og staðfesta fjárhagsrammann“ er það.

Ef tækifæri getur ekki fengið næsta skref er það líklega ekki raunverulegt tækifæri lengur. Merktu það sem tapað, skráðu ástæðuna og haltu áfram. Töpuð tækifæri með skráðri ástæðu eru dýrmæt gögn um hvar söluferlið hikstar.

Vikuleg yfirferð sölupípunnar

Pípan helst hrein ef hún er skoðuð reglulega. Vikulegur fundur hentar flestum teymum, og hann þarf ekki að vera langur ef hver og einn hefur uppfært sín tækifæri fyrir fram.

Góð dagskrá:

1. Ný tækifæri vikunnar. Eru þau raunveruleg og á réttu stigi?
2. Tækifæri sem hafa staðið kyrr. Hvað vantar til að færa þau áfram, eða á að loka þeim?
3. Tækifæri án næsta skrefs eða eiganda. Laga strax á fundinum.
4. Stærstu tækifærin nálægt lokun. Hvað getur farið úrskeiðis og hver getur hjálpað?
5. Unnin og töpuð tækifæri. Hvað lærðum við?

Forðastu að fundurinn verði yfirheyrsla þar sem hver sölumaður les upp sinn lista. Markmiðið er að finna hindranir og hjálpast að við að ryðja þeim úr vegi, ekki að safna stöðuskýrslum sem kerfið ætti að sýna sjálft.

Algeng mistök

• Of mörg sölustig. Ef sölufólk þarf að hugsa sig um hvar tækifæri á heima eru stigin of mörg eða of óskýr.
• Stig sem lýsa aðgerðum seljandans. „Hringt“ segir ekkert um hvort viðskiptavinurinn er nær því að kaupa.
• Bjartsýnar upphæðir og dagsetningar. Hvettu til raunsæis. Það er betra að spáin hækki en að hún hrynji í lok ársfjórðungs.
• Engin töpuð tækifæri. Pípa þar sem ekkert tapast er pípa sem enginn hreinsar.
• Pípan býr í töflureikni. Þá er hún úrelt um leið og einhver gleymir að uppfæra skjalið. Lestu meira um það í greininni Excel eða CRM kerfi.
• Skráning sem kostar meira en hún gefur. Ef sölufólk þarf að slá allt inn handvirkt hættir það að gera það. Kerfið á að sækja tölvupósta og fundi sjálft.

Hvernig Grunnur styður sölupípuna

Í Grunni er sölupípan hluti af sama vinnusvæði og viðskiptavinaskráin, þjónustan og tilboðin. Þú getur:

• Fært tækifæri á milli sölustiga á söluborði og séð upphæðir, eigendur og næstu verkefni.
• Aðlagað ferlið að fyrirtækinu: búið til fleiri en eitt söluborð og breytt stigum, litum og líkum.
• Séð samhengið við hvert tækifæri, því tækifæri tengjast fyrirtækjum, tengiliðum, tölvupóstum, verkefnum, fundum og tilboðum.
• Greint á milli heildarvirðis og veginnar tekjuspár, því líkur hvers sölustigs fylgja tækifærunum.
• Látið sjálfvirkni sjá um eftirfylgni, til dæmis að stofna verkefni fyrir eigandann þegar nýtt tækifæri stofnast.

Í skýrslunum sérðu virði pípunnar, vegnar væntar tekjur, unnin og töpuð tækifæri og framvindu á milli sölustiga, svo vikulegi fundurinn getur byrjað á sömu tölunum hjá öllum. Lestu meira um sölupípu og tilboð í Grunni, eða byrjaðu á grunninum í leiðarvísinum um CRM kerfi.

Viltu sjá hvernig ykkar söluferli myndi líta út í Grunni? Bókaðu kynningu eða prófaðu frítt í 30 daga.